Access VBAを利用した業務改善　その１

Access VBAを利用した業務改善　その１です。

業務で使用するツールを運用していただく際に
気を付けたことを書きます。
※更新　2017年4月18日　フォームイメージを追加しました。

ツールを運用している人が誰かわからない。

業務で運用する際、「顧客情報登録」「見積書発行」「請求書発行」などを
行う際、いつ・誰が・この作業を行ったのか？が明確でないことが
多く後々トラブルになったことを覚えています。

それに関連するユーザ管理がとても雑で
「ID」「PW」の発行処理もとても面倒で
かつユーザ情報の更新作業が悩みの種でした。
どこの会社も似たり寄ったりとは思います。

Tumisu / Pixabay

今回のツールの特徴　ユーザ管理

登録した「受付担当者」と「PCのコンピュータ名」が紐づけされ
データベースに登録されます。

なので管理者は「端末を使っているユーザ」に「登録」をしてもらい
異動・退社した際は、「管理者は削除」だけしてもらう。
登録したユーザ情報を基に「顧客情報登録」「見積書」「請求書」
の業務管理をする。
このやり方で業務の一元管理をすることが出来ました。
実際運用している社員数は200人足らずですが
管理がすごく楽になり、かつ業務の確認も誰にすればよいのか
正確にわかるようになりました。

動作は以下の通りになります。
①：ツールを起動します。
②：受付担当者が登録されているかツールが判断します。

③：受付担当者が登録されていない場合はダイアログボックスが表示されます。

④：受付担当者を入力してください。

⑤：「OK」をクリックするとインフォメーションが表示されます。

⑥：「はい」をクリックしてください。登録完了メッセージが表示されます。

⑦：ユーザフォームに登録した名前が表示されます。

登録した受付担当者の情報を基に、様々なフォームに名前を表示させることが可能になります。
「受付担当者」と「PCのコンピュータ名」は紐づいているので
「誰が」「何の」業務を行ったを管理することが可能です。

最初に販売するツールの概要は以上です。

使用するユーザの登録情報は販売しているツールのみで完結します。
後はそのツールを生かして業務にどう反映するかです。
断りを入れますが、販売しているツールのみで物事は解決しません。
当然、必要な項目が多々あるため、自分で改修する必要があります。

販売サイトはこちらです。