Access VBAを利用した業務改善　その３

Access VBAを利用した業務改善　その3です。

ユーザ登録・EXCEL出力と続いての第三弾
今回は継続していた案件が完了した際のVBAです。
※更新　2017年4月18日　フォームイメージを追加しました。

継続から完了への処理

前回はAccessからEXCELへ出力を行いました。
出力されたEXCELは「継続」フォルダに格納されています。

やり取りが続いた後、継続案件が完了した場合
イチイチEXCELを開いて処理内容を記載し、「完了」ステータスを
作成することがとても面倒だと思いませんか？

そんなときこのVBAが一瞬で解決してくれます。
動作は以下の通りです。

①：Accessのフォームに必要事項を記入する。
②：「進捗状況」を「継続中」から「完了」に変更する。
③：「必要事項」の記載漏れが無いかVBAが判断し、
有る場合は処理の中断。無い場合は完了処理を継続します。
「進捗状況」は「継続中」に戻ります。
④：記載漏れがある場合はインフォメーションが表示されるので必要事項を記載。
⑤：記載漏れに記載した後「進捗状況」を「継続中」から「完了」に変更して完了処理を実施します。

必要事項の記載漏れが無いと判断したVBAは

①：「継続」フォルダにある、同じ管理番号の「.Xlsx」を検索し、
有る場合はメッセージを表示、
同じ管理番号の「.xlsx」「.xls」「.xlsm」「.zip」を「継続」フォルダから削除を行います。

②：「継続」フォルダ内、同じ管理番号ファイルを削除した後、AccessからEXCELに出力を行う。
③：「EXCEL出力」を行う際、「名前を付けて保存」ダイアログが表示されます。
④：「名前」はVBA側で作成しているのでよければデフォルト設定された「完了」フォルダに保存をする。

作業は以上です。
細かいところをいうと勝手にAccessフォームの「回答日」に日付が入ったり
必要事項に記載がない場合は「回答者氏名」が空白になったりします。
細かいところは適時VBAの修正を行えば、思った通りのものになると思います。

AccessからEXCEL出力を行う利点

①：Accessで情報一元管理。
②：同じフォルダにEXCELファイルを管理。
③：継続から完了までEXCELを触る必要はない。

この3点だと思います。

販売ツール　その１で紹介した「ユーザ登録」を利用すれば
受付担当者・回答管理者など作業者名を一元管理することが出来ます。

でもこれだけだと、足りないものがありますよね？

逆パターンであるEXCELからAccessへの取り込み。
EXCELでやり取りをするならこれも必要だと思います。

またやり取りをメールでする際、EXCEL出力を行い
添付ファイルを作成してメールに添付すれば効率が上がると思いませんか？
メール宛先　「To　Cc　Bcc」
メール題名（定型ひな形）
メール本文（定型ひな形）
添付ファイル（読み取りパスワード付き）

これらもVBAで作成することが可能です。
少しづつ公開していきますのでよろしくお願いいたします。

販売サイトはこちらです。