Access VBAを利用した業務改善　その４

Access　VBAを利用した業務改善　その４です。

「その１～その３」まで
ユーザフォーム画面が無いため
動作イメージがわからないとのことでしたので
今回からはユーザフォームを載せて
実際の動作について説明します。
「その１～その３」のほうも手直しをして更新しなおします。

AccessからEXCELに出力を行い、OutlookからEXCELを添付して送信する。

その４は今までのツールを利用して一つの完成形を目指します。
①「ユーザ登録」が終わったツールを起動します。
②必要な事項を記載します。
③「メール作成」ボタンを押します。
※「添付作成」ボタンを押しても「添付ファイル」作成は行われません。

④「メール作成」ボタンを押すと「インフォメーションが表示されます。」
※過去に「添付ファイル」を作成して場合、削除を行い新たに添付ファイルを作成しメール作成を行います。
※新規で「メール作成」を行う場合は「添付ファイル」を作成してメール作成を行います。

⑤作成された「添付ファイル」は「継続フォルダ」と「添付フォルダ」に保存されます。
⑥「添付ファイル」の作成が完了したら「メール作成」の案内が表示されます。

⑦「メール作成」を行う場合は「はい」を作成しない場合は「いいえ」を選択
⑧「メール作成」を行うと「Outlook」が起動し以下の内容でメールが自動作成されます。
※「To」「Cc」「件名」「添付ファイル」「メール本文」「署名」は
　「Access」から「Outlook」へ受け渡し処理を行っています。

⑨「メール作成」が完了したらAccess側は以下のメッセージが表示されます。

⑩「メール本文」「宛先」「件名」「添付ファイル」に間違いが無ければ「送信」してください。

「Access」「EXCEL」「Outlook」の連携処理。

①「Access」のフォームに記載されている内容を
②「EXCEL」のフォーマットに出力し名前を付けて保存をする。
③「Access」から「Outlook」へ「To」「Cc」「件名」「本文」「添付ファイル」を受け渡す。
④「メール」が作成される。
※過去に作成されたEXCELが削除されるのは、内容が更新されている事が前提になっているからです。

アドレス管理は「Access」のテーブルで実施

これをAccessからOutlookへ受け渡す処理を行っています。
また、別の方法としてAccessのユーザフォームに「Mail」欄があります。
そこをVBAで参照することも可能です。

「メール本文」もAccess側で管理ができます。
今回は敢えて「VBAコード」の中に記載していますが
「テーブル」もしくは「.txt」ファイルに「本文」を記載して管理することも可能です。

要は考え方ひとつでいろいろなやり方が出来るという事です。
今回の業務改善内容は
一連の業務の流れを止めずに、Accessから行うことが可能なので無駄がありません。

Officeは互いの連携が出来るようになっているので複数のOfficeを立ち上げるのではなく
VBAコードを利用して「Access」から全てコントロールするように業務を行えば
「自分が何をしているのか」が簡単に理解できるようになります。
また「EXCELファイル」の管理も複雑ではなくなります。

今回気を付ける点は「To」「Cc」を管理するVBAコードです。
環境によっては正常に動作しないことがあるため、
①「テーブル」の内容
ID１フィールド「所属名」を「To」に「メールアドレス」を「Cc」に作成しなおす。
ID２消す。「宛先」フィールド消す。
②それに伴いVBAコードを書き換える必要があります。
それも考えて作成すればいいだけです。
テーブルを作り直して
ID１のフィールド「To」を参照する「Cc」を参照する。にVBAを置き換えるだけです。